Eigen ondernemers bij HEMA kiezen voor server online

Retailbranche

Een stabiele ICT-omgeving, meer uniformiteit en flexibiliteit, dat is waar de Vereniging Aangesloten Bedrijven (VAB) van de HEMA behoefte aan had. Al snel koos de vereniging voor een online ICT-oplossing en bleek OfficeBox de beste partner. OfficeBox zorgde ervoor dat alle ondernemers binnen één jaar aangesloten waren op OfficeBox Server Online. En realiseerde de koppeling met bestaande softwarepakketten en een digitaal archiefsysteem. Op dit moment werken bijna alle 120 ondernemers met in totaal 230 HEMA-vestigingen naar volle tevredenheid via Server Online, Internet Online en Telefonie Online.

De VAB HEMA is een van de oudste franchiseverenigingen in Nederland en behartigt de belangen van de zelfstandig ondernemers binnen de formule. Zo’n vier jaar geleden werden er enkele werkgroepen in het leven geroepen die op specifieke gebieden meer efficiëntie en betere samenwerking met de HEMA proberen te realiseren. René Witte is eigen ondernemer van zes filialen en voorzitter van de werkgroep personeel & automatisering. Deze houdt zich bezig met alle automatiseringsvraagstukken waar HEMA-ondernemers tegenaan kunnen lopen.

Behoefte aan moderne ICT-oplossing
Alle ondernemers werken binnen een HEMA-netwerk, dat alle zaken gerelateerd aan de winkel en goederen regelt. De franchisers hebben daarnaast echter te maken met interne ICT-oplossingen zoals de backoffice en factuurstromen. “Juist op die gebieden was er veel te halen”, vertelt Witte. “Alle ondernemers hadden losse PC’s en printers en moesten zelf zorgen voor beveiliging en back-ups en dergelijke. Bij wijze van spreken werkten veel ondernemers nog met floppy’s. Wanneer er een harde schijf crashte zorgde dat voor enorm dataverlies. Kortom, we waren toe aan vernieuwing.”

Pilotproject
Het was al snel duidelijk dat de VAB HEMA wilde overstappen op een online ICT-oplossing. Daarmee waren grote investeringen in een eigen server en bijbehorende software en hardware niet meer nodig. Via de firma DocMaster, waarmee de VAB reeds goede ervaringen had, kwam Witte in contact met OfficeBox. Daarnaast selecteerde hij een aantal andere partijen. Na een paar gesprekken bleek de servicegerichtheid van OfficeBox en de prijs/kwaliteitsverhouding de doorslaggevende factor. Er werd besloten om een pilotproject op te starten bij de ondernemers uit het bestuur en de werkgroep van de VAB. “Ik was meteen razend enthousiast”, vertelt Witte. “Met OfficeBox Server Online hadden we een uniforme manier van werken en hoefden we ons geen zorgen meer te maken over onderhoud, back-ups, licenties en virussen. Het idee dat we alle verantwoordelijkheid voor de ICT bij OfficeBox konden neerleggen sprak ons enorm aan.”

Snelle implementatie
De werkgroep stelde een keuzepakket samen en legde deze voor aan de franchisenemers in diverse regiobijeenkomsten en de jaarlijkse VAB-vergadering. De meeste ondernemers kozen er direct voor om op OfficeBox over te stappen. Samen met DocMaster, die voor de digitale archiefoplossing en hardware zorgde, werd een uitrolschema gemaakt. Binnen één jaar waren alle ondernemers ‘over’ op Server Online. Hierbij werd een groot aantal vestigingen ook aangesloten op Internet Online en Telefonie Online. “Doordat alle telefoon- en internetverbindingen ook via OfficeBox lopen, is er meer stabiliteit en heeft de VAB in samenwerking met Terberg Systeemintegratie een eigen VoIP-centrale voor de VAB-leden binnen de OfficeBox-omgeving gerealiseerd. Bovendien levert het directe kostenbesparingen op in met name infrastructuur en telefoonkosten”, aldus Witte.

Koppeling met bestaande applicaties
Een van de belangrijkste eisen van de VAB was dat OfficeBox de juiste koppelingen met bestaande applicaties kon realiseren. Een van de eerste programma’s die overging was Manus (urenregistraties). “Binnen de stabiele OfficeBox-omgeving geeft Manus veel minder storingen”, zegt Witte. “Daarbij is OfficeBox verantwoordelijk voor het releasebeheer. Ze testen een nieuwe release en updaten deze dan in het systeem, zodat de ondernemers altijd met de juiste versie werken.” Een andere applicatie die binnen OfficeBox werkt, is het ziekteverzuimsysteem van Dotweb. In combinatie met verzuimprotocol My Medical Coach zorgt het systeem voor een heldere en efficiënte aanpak van ziekte en verzuim. De VAB is daarnaast met DocMaster bezig met de implementatie van een systeem voor digitale verwerking en opslag van facturen en een pakket voor uitzonderingenrapportages voor kassahandelingen. Dit was volgens Witte niet mogelijk geweest zonder OfficeBox: “De overgang naar nieuwe applicaties is simpelweg een stuk gemakkelijker. Bovendien zou het voor de meeste systemen onmogelijk zijn om deze op 120 verschillende locaties apart te installeren.”

Samenwerking
De samenwerking met OfficeBox bevalt nog steeds uitstekend. Het was geen klein project maar de implementatie verliep soepel. Mede dankzij de flexibiliteit van OfficeBox in de samenwerking met alle betrokken organisaties is het totaalconcept een succes geworden. “Niet alleen de leden van de werkgroep waren tevreden”, licht Witte toe, “maar ook vanuit de ondernemers hoorden we positieve verhalen. De medewerkers van OfficeBox werken accuraat en snel, er zijn korte lijnen en ze hebben kennis van zaken. Ook nu denken ze met ons mee over verbeteringen en nieuwe mogelijkheden.” Witte heeft dan ook geen spijt van zijn keuze. “De franchisers van de HEMA zijn ontzorgd en kunnen zich weer richten op waar ze goed in zijn. Als eigen ondernemer ben je vaak aan het werk; OfficeBox geeft ons de flexibiliteit en toegankelijkheid om vanuit elke gewenste locatie of zelfs via de mobiele telefoon alles te kunnen regelen. Met alleen een vaste contributie weten we waar we aan toe zijn en hebben we bovendien behoorlijke kostenbesparingen gerealiseerd”, besluit Witte.