Haal het beste uit Microsoft 365

Hoe haal je het beste uit Microsoft 365 tijdens deze roerige tijden? In ons nieuwsbericht van vorige week hebben we al meerdere tips gegeven om een goede thuiswerkplek te creëren. Denk daarbij onder andere aan een goede Wifi-verbinding, documenten scannen en Communicatie via Microsoft Teams. Met de apps die Microsoft 365 biedt laten we zien hoe je nog beter kunt samenwerken zodat je het beste haalt uit Microsoft 365.

Haal het beste uit Microsoft 365 met Microsoft Teams

Microsoft Teams is een verzamel omgeving van Microsoft 365 waarbij je een team kunt samenstellen en op een snelle manier kunt samenwerken met je collega’s via chat in plaats van e-mail of videobellen in plaats van bellen zonder beeld. Je hebt de mogelijkheid om samen aan hetzelfde bestand te werken door gebruik te maken van kanalen in plaats van folders. Met behulp van de Microsoft Teams App is het zelfs mogelijk om te communiceren en samen te werken via je mobiele apparaat wanneer je niet op kantoor bent. De Apps die Microsoft 365 heeft te bieden zijn eenvoudig te koppelen aan een Team zodat je bijvoorbeeld taken kunt aanmaken en delegeren naar collega’s met behulp van Microsoft Planner of je creëert een instructie dat alle facturen die via de mail worden gestuurd met behulp van Microsoft Power Automate (Flows) in een bepaalde map worden geplaatst.

Microsoft Power Automate (Flow)

Microsoft Power Automate, die je waarschijnlijk beter kent als Microsoft Flow, maakt het mogelijk om werkzaamheden te automatiseren. De naam van Microsoft Flow is gewijzigd naar Microsoft Power Automate omdat deze beter aansluit bij de nieuwe functies en verbeterde integratie met Teams. Microsoft Power Automate geeft je de mogelijkheid om bijvoorbeeld facturen, die je als bijlage per mail krijgt toegestuurd, automatisch te laten opslaan in een folder. Je kunt ook notificaties weergeven via een app als je een mail ontvangt van een belangrijke leverancier, klant of medewerker zodat deze niet aan de aandacht ontschiet. Er zijn honderden templates en connectors die al voor je zijn gemaakt zodat je direct aan de slag kunt. Wil je een proces automatiseren die nog niet aanwezig is dan kun je deze, zonder te programmeren, zelf maken. Een intuïtieve omgeving wijst je de weg om een proces in elkaar te zetten door de verwijzingen die je wilt maken aan te klikken. Ideaal dus als je facturen automatisch in een folder wilt zetten die vervolgens door een ander programma automatisch moet worden ingelezen.

Microsoft Planner

We hebben een paar weken geleden een artikel geschreven over Microsoft Planner. In het kort omschreven is de planner een tool waarmee je taken kunt aanmaken waar je een deadline aan kunt koppelen. Je kunt ook projecten maken en opdelen in taken die je vervolgens weer kunt onderverdelen bij collega’s. Op deze manier is samenwerken nog makkelijker en overzichtelijker. Net als Microsoft Power Automate is het mogelijk om Microsoft Planner toe te voegen aan Microsoft Teams om overzicht te houden van de taken. Lees er meer over de mogelijkheden in ons uitgebreide artikel over Microsoft Planner.

Video Communicatie Tools

Verschillende organisaties maken gebruik van verschillende Apps t.b.v. videocommunicatie. Er zijn Organisaties die gebruik maken van Zoom, Google Meet of van Cisco Webex Meetings waardoor je voor elke video call die je wilt voeren een andere app of plugin moet installeren. Gelukkig is dat voor een aantal videocommunicatie tools niet meer nodig want voor Zoom en voor Cisco Webex zijn er Apps die je kunt toevoegen in Microsoft Teams. Door gebruik te maken van deze Apps ben je in de gelegenheid om direct vanuit Microsoft Teams een video gesprek te starten zonder andere programma’s op je PC te installeren.

Andere Apps om het beste uit Microsoft 365 te halen.

Er zijn ontzettend veel Apps die geïnstalleerd kunnen worden via Microsoft Teams waarvan bovenstaande Apps slechts een handje vol zijn. Wellicht staan er op deze lijst Apps waar je zelf naar op zoek bent en niet genoemd zijn. Heb je hulp of advies nodig dan kun je altijd contact met ons opnemen om je verder te helpen.

Conclusie:

Je haalt het beste uit Microsoft 365 met behulp van Microsoft Teams als centraal communicatiemiddel. Je maakt het werken een stuk eenvoudiger door gebruik te maken van de Apps die beschikbaar zijn in Microsoft Teams. Met behulp van deze apps is het mogelijk om processen automatiseren of taken aan te maken en toewijzen aan collega’s.  Het is zelfs mogelijk om gebruik te maken van video communicatie tools van andere leveranciers zodat je vanuit Microsoft Teams zelfs aan Zoom meetings en aan Cisco webex meetings kunt deelnemen.