Monumentenwacht Utrecht in de cloud

“Als je zelf geen IT-er in het gebouw hebt, moet je het gewoon zo inrichten dat alles op afstand kan.” Renée van Evert, verantwoordelijk voor marketing en communicatie bij Monumentenwacht Utrecht is er stellig in. Sinds ze begin vorig jaar in zee gingen met OfficeBox breidt hun samenwerking zich steeds verder uit.

Inspecties, rapportages en advies

Monumentenwacht Utrecht is een bevlogen organisatie, die zich inzet voor de instandhouding van cultuurhistorisch waardevolle gebouwen. Met een team van twaalf wachters en bouwkundig adviseurs voeren ze onafhankelijke bouwkundige inspecties uit, stellen rapportages op over de bouwkundige staat van objecten en adviseren over benodigd onderhoud op korte en langere termijn. Erg handig voor eigenaren die hun monument goed willen onderhouden, want het helpt hen om een goede financiële planning te maken en hoge herstelkosten te voorkomen. En met ruim 1200 actieve leden blijken pandeigenaren die mening te delen.

Vernieuwingsslag en Mijn Monumentenwacht

Monumentenwacht Utrecht wil ook een moderne organisatie zijn en is bezig met een vernieuwingsslag op het gebied van werkwijze en digitalisering. Zo wordt er bijvoorbeeld geïnvesteerd in nieuwe (digitale) inspectiemethoden en in efficiënte databaseopbouw voor gemeentelijke beleidsontwikkeling. En is het nieuwe online klantportaal Mijn Monumentenwacht in de laatste fase van ontwikkeling. Renée van Evert: “In het verleden kregen onze leden hun rapportages per post toegestuurd en moesten ze het zelf maar ergens bewaren. Het kwam best weleens voor dat we gebeld werden dat mensen hun rapport kwijt waren. Dat kon beter, vonden wij. Dus ontwikkelden we Mijn Monumentenwacht – een digitaal klantportaal waar onze leden, met een inlognaam en wachtwoord, alle documenten en rapportages van hun panden kunnen inzien. Op dinsdag 21 maart gaan we live.”

Wilt u ook actief aan de slag in uw eigen private cloud?

Erwin Zwaan

Ja, neem contact met mij op!

• Naam*
• Email*
• Onderwerp*
• Vraag*

Specifieke expertise liever inkopen

In die nieuwe werkwijze past ook een efficiënter inkoopbeleid. “Monumentenwacht Utrecht is geen grote organisatie en we hebben bijvoorbeeld geen eigen IT-er in dienst. Daarom kopen we specifieke expertise liever in dan dat één van ons er zelf in moet duiken. Het ontbreekt ons eenvoudigweg aan tijd, we concentreren ons liever op onze kerntaken.” De dienstverlening van OfficeBox sluit daar goed bij aan. “Zij ontzorgen mij. Denken met me mee, snappen wat we nodig hebben en adviseren daarin. Begin vorig jaar zijn we met OfficeBox in zee gegaan en onze samenwerking breidt zich steeds verder uit. Dat gaat stapje voor stapje, in mijn eigen tempo, wat ik wel zo prettig vind.”

Samenwerking met OfficeBox

Zo leverde OfficeBox de afgelopen tijd niet alleen Werkplek Online, aangevuld met diverse applicaties specifiek voor de monumentenwacht. Maar ook WiFi, laptops, een goede oplossing voor de bedrijfs-iPads en bovenal: gebruik van de OfficeBox-helpdesk. “Vooral die helpdesk ontlast mij enorm. Dat collega’s gewoon rechtstreeks met OfficeBox kunnen bellen in plaats van dat ik er steeds bij wordt geroepen. En ze kunnen op afstand echt een heleboel, want onze IT-infrastructuur hebben ze helemaal in kaart gebracht. Dan sta ik bijvoorbeeld voor die kast en heb ik geen idee welk knopje ik moet hebben, en dan pakt Jeroen (Bos, red.) de foto’s erbij en praat hij me er zo doorheen.”

Alles op afstand

En Monumentenwacht Utrecht wil nog een stapje verder. De komende tijd maken ze de overstap naar OfficeBox Lokaal Support. “Stap voor stap worden de bestaande laptops uitgefaseerd en vervangen door volledig beheerde werkplekken. Dat zijn OfficeBox-laptops die in het netwerk hangen en waarmee we kunnen werken in onze private cloud, maar waar verder niets lokaal op kan worden opgeslagen of geïnstalleerd. Daarmee kan OfficeBox ons nóg beter op afstand ondersteunen. Voor ons de ideale oplossing, want als je geen IT-er in het pand hebt, moet je het gewoon zodanig inrichten dat alles op afstand kan. Zo bouwen we steeds meer aan een compleet IT-plaatje voor Monumentenwacht Utrecht.” En daarna? “Dat zien we dan wel weer. Als we ergens behoefte aan hebben ga ik met Erwin (Zwaan, red.) of Jeroen in gesprek en maken zij de technische vertaalslag naar wat OfficeBox daarvoor kan bieden. Ze denken in oplossingen, zijn een goede sparringpartner, dat vind ik eigenlijk het fijnste aan OfficeBox.”