Nederlands Debat Instituut vindt veiligheid en continuïteit in een private cloud bij OfficeBox

Het Nederlands Debat Instituut heeft, als autoriteit op het gebied van debatteren in Nederland, nogal wat klanten in het bedrijfsleven en bij overheid en politiek. Discreet omgaan met de bedrijfsdata is dan ook erg belangrijk. Maar ook flexibel werken en geen omkijken hebben naar de ICT werd een steeds grotere wens. Natalya Souljé, chef de bureau bij het debatinstituut, vertelt over de beslissing om te gaan werken in een private cloud.

Het Nederlands Debat Instituut

Het ontwikkelen en verankeren van de debatcultuur in Nederland, dat is kort gezegd waar het Nederlands Debat Instituut en Stichting Nederlands Debat Instituut voor staan. Het Nederlands Debat Instituut verzorgt communicatietrainingen voor overheid, bedrijfsleven en politiek en levert dagvoorzitters en gespreksleiders voor congressen en andere bijeenkomsten. Ook reikt het debatinstituut jaarlijks een prijs uit aan de politicus die tijdens de Algemene Politieke Beschouwingen het beste gedebatteerd heeft. De Stichting Nederlands Debat Instituut verzorgt debattrainingen in de klas en voor docenten, van basisschool tot hbo, en organiseert grote evenementen zoals landelijke debattoernooien. De organisaties tellen samen twintig medewerkers en zijn gevestigd in Hilversum.

Eigen server

“Inmiddels werken we al zo’n tien jaar in een private cloud bij OfficeBox”, begint Natalya. “Maar daarvoor hadden we net als iedereen gewoon een eigen server. Daar moest dan elke dag zo’n bandje in voor de back-up, wat we trouwens nog weleens vergaten. En hoewel we iemand in ons team hadden met verstand van ICT, was hij vaak onderweg. Maar er ging gelukkig zelden wat mis, dus het voldeed. Toen er twee keer vlak na elkaar werd ingebroken gingen we ons meer en meer afvragen wat er zou gebeuren als iemand die server, met daarop al onze bedrijfsdata, mee zou nemen. Dat was de directe aanleiding om op zoek te gaan naar andere oplossingen.”

Inloggen op je bureaublad

OfficeBox beschikt over een uitgebreid serverpark in een goed beveiligd datacenter, waar voor elke klant een bedrijfsserver wordt ingericht. De software die de klant gebruikt wordt daarop geïnstalleerd en de bedrijfsdata wordt er opgeslagen. Via een beveiligde verbinding loggen medewerkers in op hun eigen vertrouwde bureaublad. Ze werken dus nog steeds op de manier die ze kennen en gewend zijn, maar dan in een private cloud – een volledig beheerde omgeving, met dagelijkse back-ups, regelmatige updates en een OfficeBox-helpdesk die ze 24/7 kunnen bellen. En dat was precies wat het debatinstituut zocht.

De keuze voor een private cloud

Natalya vervolgt: “Het ging ons primair om de veiligheid en de continuïteit. En dat we konden terugvallen op een professionele partij die ons de dingen uit handen neemt, in plaats van afhankelijk te zijn van een intern persoon die het er naast zijn eigen werk bij moet doen.” Het debatinstituut maakte de overstap naar een private cloud bij OfficeBox. “Dat gaf meteen heel veel rust. Als er iets was hoefden we niet meer zelf te puzzelen, maar belden we gewoon de OfficeBox-helpdesk.”

Veel flexibeler

Maar werken in een private cloud biedt meer voordelen. “Wat ook erg prettig gevonden wordt, is dat we nu veel flexibeler kunnen werken. Ik kan thuis inloggen en daar exact hetzelfde doen als op kantoor, ik kan overal bij. Wilde je voorheen ’s avonds nog wat doen, dan moest je vooraf bedenken wat je nodig had en het naar jezelf mailen. Dat is nu niet meer nodig. Veel van mijn collega’s zijn vaak onderweg, in drukke tijden komen die misschien één keer in de week op kantoor. Maar ze hebben wel mail en een agenda en voor trainingen en dagvoorzitterschappen hebben ze hun lesplannen, dagprogramma’s en andere belangrijke documenten nodig. Die kunnen ze nu gewoon raadplegen, waar ze ook zijn. Dat is heel prettig werken.”

Alles onder één dak

Al met al beviel het zo goed dat, toen de organisaties in 2014 verhuisden, ook de telefonie en alle hard- en software bij OfficeBox werd ondergebracht. Natalya: “Nu hebben we met OfficeBox één aanspreekpunt voor de pc’s, printers, e-mailadressen, dataopslag, software, internetverbindingen, telefonie… Voor alle technische randvoorwaarden eigenlijk. Het is heel geruststellend om te weten dat het goed en veilig geregeld is. En dat je snel geholpen wordt als er calamiteiten zijn. We kunnen ons nu echt met een gerust hart richten op onze core business.”