Taken Plannen met Microsoft Planner

De planner van Microsoft is een tool waarbij je eenvoudig projecten kunt beheren. Met behulp van Microsoft Planner heb je ook de mogelijkheid om taken te verdelen die je door collega’s uitgevoerd moeten worden. Daarmee creëer je de perfecte samenwerking waarmee je deadlines kunt aangeven zodat een project nooit te laat wordt afgerond. Je kunt taken aanmaken via het portaal van Microsoft, maar je hebt ook de mogelijkheid om een kanaal aan te maken in Teams zodat de projecten en taken in Teams zichtbaar zijn voor de desbetreffende gebruikers.

Hoe kun je een plan aanmaken

Om een plan aan te maken met daarbij behorende taken begin je bij https://tasks.office.com/. Nadat je bent ingelogd met je Microsoft 365 gegevens verschijnt het dashboard waar een nieuw plan kan worden aangemaakt.

Je hebt de mogelijkheid om meerdere plannen de definiëren met daaronder verschillende taken. Bij elk nieuw aangemaakt plan wordt een nieuwe groep aangemaakt in Microsoft 365. Je kunt met behulp van een groep met meerdere personen aan een plan werken als je de personen toevoegt aan de betreffende groep. Het is ook mogelijk om deze groep te gebruiken om samen te werken met OneNote, OneDrive, Teams en andere programma’s van Microsoft 365.

In de volgende link wordt omschreven hoe je een plan kunt aanmaken en hoe je een plan aan een bestaande groep kunt toevoegen

Microsoft Planner gebruiken in Teams en op Mobiele apparaten.

Een plan met daarbij behorende taken worden standaard aangemaakt via het web. Het is ook mogelijk om in Teams, en ook in een Team, gebruik te maken van de planner zodat je niet steeds in hoeft te loggen via het web om gebruik te kunnen maken van planner. Ik de video hieronder word uitgelegd welke mogelijkheden er zijn met Microsoft Planner.

Wil je Microsoft planner en taken liever bijhouden via een app op je smartphone dan kan dat natuurlijk ook.

Taken toewijzen aan collega’s

In de video wordt uitgelegd hoe taken toegewezen kunnen worden aan een collega nadat een plan en een bucket zijn aangemaakt. De collega aan wie de taak is toegewezen ontvangt een melding van de toegewezen taak per mail, in Teams en eventueel via de mobiele app. De betreffende collega kan de taak aanvullen met gegevens en/of updates wanneer die er zijn. Krijg je geen meldingen of wil je meldingen uitschakelen dan wordt op de volgende pagina uitgelegd hoe deze meldingen in- en uitgeschakeld worden.