Verantwoordelijk voor marketing en communicatie, Specialist Telefonie Online, MS Teams en FileCloud. Kijkt graag kritisch naar proces-verbetering en werkgemak.
De overheid scherpt de regels regelmatig aan vanwege de tweede besmettingsgolf van Covid-19. Velen zullen daarom ook vaker vanuit huis moeten werken echter heeft niet iedereen een goede thuiswerkplek. Als je een zoektocht doet op een goede thuiswerkplek via Google dan zijn er genoeg goede tips die je kunt gebruiken. Denk daarbij aan een goede zithouding, opgeruimde werkplek, tijdig pauze houden en een dagelijkse routine creëren. Maar om thuis te kunnen werken zijn ook de juiste digitale middelen nodig t.b.v. communicatie, internet en tips om documenten veilig te houden.
Thuiswerken kan voor sommigen al vervelend genoeg zijn maar het is nog vervelender als de verbinding met de online werkomgeving elke keer wordt verbroken of dat letters vertraagd op het scherm verschijnen. Zorg ervoor dat er een goede Wifi en internetverbinding is als je werkt zodat ergernissen worden voorkomen.
Er zijn een aantal dingen die je kunt doen als je een slechte verbinding hebt.
Wij adviseren om zoveel mogelijk bekabeld te werken om storingen van buitenaf te beperken. Is deze mogelijkheid er niet? Zorg er dan voor dat de verbinding met Wifi optimaal is door gebruik te maken van de juiste apparatuur. Heb je al apparatuur en is de internet of Wifi -verbinding niet goed dan adviseren wij om de modem en eventueel aparte Wifi-router te herstarten. Werkt het dan nog niet dan kun je contact opnemen met de provider die je eventueel verder kan helpen om de Wifi op een ander kanaal te zetten. (Vaak gebeurt dit automatisch als je gebruik maakt van de Wifi-verbinding die in de modem zit van de provider)
Blijft de verbinding instabiel? Dan kun je hier een verbindingstest doen om te kijken welke snelheid de verbinding heeft. De Wifi-verbinding en internetverbinding zijn twee verschillende netwerken. Met andere woorden als de Wifi-verbinding goed is maar de internetverbinding niet dan zal de verbinding met bijvoorbeeld een online bureaublad nog steeds verbreken. Vandaar dat we adviseren om zoveel mogelijk bekabeld te werken om storingen van bijvoorbeeld het Wifi-netwerk uit te sluiten.
Zorg ervoor dat je Wifi-verbinding altijd beveiligd/ versleuteld is en maak nooit verbinding met onbeveiligde netwerken. Zo voorkom je dat anderen je wachtwoorden, documenten of andere gegevens kunnen onderscheppen!
Microsoft Teams is een uitermate geschikt communicatiesysteem om in contact te blijven met collega’s. Microsoft Teams komt regelmatig met nieuwe functies die het samenwerken nog beter maken zoals omschreven in dit artikel.
Maar wat kun je doen om thuiswerken te verbeteren?
Communiceer regelmatig!
Maak er een gewoonte van om regelmatig met je collega’s te beeldbellen. Zorg dat je dagelijks of wekelijks belt om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden duidelijk zijn. Zorg ervoor dat je team up-to date is en weet wat je aan het doen bent.
Deel je scherm
Teams biedt de mogelijkheid om je scherm te delen tijdens een vergadering. Je kunt deze mogelijkheid gebruiken om een presentatie te geven, een walk-through te delen of de vergaderpunten te tonen.
Creëer een groep chat.
Creëer een groep chat zodat je kunt verbinden en samenwerken met andere groepen. Maak een gedeeld document om ideeën te verzamelen van anderen of benader documenten die anderen hebben gedeeld in een kanaal.
Vergadering opnemen.
Neem de Teams vergadering op zodat je deze kunt gebruiken als presentatie, walk-though of gebruik ze om notulen te maken. De opname kan achteraf worden gestuurd naar iedereen die heeft deelgenomen aan de vergadering.
Wil je bereikbaar blijven op je zakelijke telefoonnummer dan biedt Telefonie Online (VoIP) de uitkomst. Je kunt met behulp van een smartphone App ervoor zorgt dat de zakelijke telefoontjes binnen komen op je mobiel. Uiteraard kun je ook bellen met de Mobiele App via 4G/5G of via de Wifi-verbinding.
Ook biedt de smartphone App de mogelijkheid om bereikbaar te zijn op je eigen interne telefoonnummer zodat collega’s je altijd op je eigen interne telefoonnummer kunnen bellen.
Ben je onverhoopt toch minder goed bereikbaar dan kun je de centrale zelf inrichten via het klantportaal en instellen wat er moet gebeuren als er wordt gebeld.
Creëer een werkplek in huis waar je optimaal en rustig kunt werken. Gebruik je op kantoor meerdere monitoren dan is het verstandig om dat thuis ook te doen om de productiviteit en het overzicht te verbeteren. Zorg er ook voor dat de bureaustoel en de monitoren op een goede hoogte zijn afgesteld om ergonomische klachten te voorkomen.
Gebruik je een laptop dan is het verstandig om gebruik te maken van een ergonomisch keyboard en muis.
Als je onverhoopt een document moet scannen en heb je geen scanner thuis staan dan kan de Microsoft Office Lens App de uitkomst bieden. Deze App biedt de mogelijkheid om documenten vanaf de mobiele telefoon te scannen en vervolgens te versturen via de mail. De App is gratis en je hebt geen login gegevens nodig voor Microsoft 365.
Om Microsoft Gold Partner te worden moet je aan een aantal eisen voldoen waaronder een jaarlijkse competentiebeoordeling om kwaliteit en ondersteuning op Microsoft producten te garanderen.
ISO 27001 Audit met vlag en wimpel gehaald! Het managementteam van Officebox heeft afgelopen december een audit gehad voor de ISO 27001 certificering. Deze Audit is door TUV Nederland uitgevoerd en beoordeeld als een zeer succesvolle audit!
Als je gebruik maakt van Microsoft 365 dan is het mogelijk om documenten geschreven in MS Word, OneNote, Excel, PowerPoint of Outlook automatisch te vertalen. Lees in dit artikel hoe je dat doet!
Hoe haal je het beste uit Microsoft 365 tijdens deze roerige tijden? In ons nieuwsbericht van vorige week hebben we al meerdere tips gegeven om een goede thuiswerkplek te creëren.
Haal het beste uit Microsoft 365