Het virtuele kantoor: toekomst of fictie?

Stelt u zich eens voor: in de nabije toekomst is uw private cloud niet langer ‘alleen maar’ een plek waar u uw bedrijfsdata opslaat en waar uw software draait. Het is werkelijk een virtueel kantoor. Met gangen en kamers, of juist een lichte kantoortuin, bureaus, computers, planten en een foto van uw kinderen op uw bureau.

Vanuit huis, of waar u maar wilt, logt u in met uw virtual reality device en gaat u aan het werk. Uw werk wordt opgeslagen in uw private cloud, u praat met de collega tegenover u en ziet zijn of haar lichaamshouding en gezichtsuitdrukking. In de pauze gaat u virtueel naar de kantine en luncht met uw collega’s. U kletst met elkaar over werk, het weekend of hoe uw vakantie was. ‘s Middags voert u een internationaal brainstormgesprek in een virtuele vergaderkamer, niemand hoeft in het vliegtuig. Aan het eind van uw werkdag zet u de apparatuur uit en u bent thuis. Geen files, geen reistijd. Science fiction?

Een logisch vervolg

Volgens Jobbird niet. “Met de ontwikkeling van Virtual Reality is het binnenkort zelfs mogelijk om je collega’s te zien in een 3D-omgeving die wel heel veel op jouw kantoor lijkt, zonder dat je er zelf écht aanwezig bent”, schrijven zij. “Een logisch vervolg, als je kijkt naar de ontwikkeling van Virtual Reality over de afgelopen jaren,” reageert Erwin Zwaan, commercieel directeur bij OfficeBox. “Niet alleen de entertainmentindustrie maakt er inmiddels veelvuldig gebruik van, ook in de architectuur, gezondheidszorg, het onderwijs en voor marketingdoeleinden zie je steeds meer toepassingen ontstaan.”

Veel voordelen

Vanuit ondernemersperspectief ziet Erwin veel voordelen. “Wanneer Virtual Reality dezelfde kwaliteit biedt als elkaar in levende lijve ontmoeten, dan kunnen we pas écht op grote schaal gaan flexwerken! We zouden enorm besparen op kilometers en reistijd en afkunnen met kleinere kantoorruimtes. Of we hebben helemaal geen kantoor meer, maar alleen een wekelijkse face-to-face bijeenkomst.” Voor terugloop in werkprestaties is Erwin niet zo bang. “De ervaring leert dat mensen niet minder gaan werken, maar dat ze juist efficiënter worden. Niet alleen gaat er minder tijd verloren aan reizen en worden uren zo beter besteed, denk ook eens aan alle nieuwe mogelijkheden voor visuele gespreksondersteuning.” En dan, zoekend naar een voorbeeld: “Stel je voor, een architect die zijn klant kan meenemen op een virtuele wandeling door een door hem ontworpen pand. Die heeft zijn verhaal toch veel sneller en beter overgebracht dan iemand die daar staat met een presentatie, artist impressions en wat materiaalstalen?”

Echte personen

Een belangrijke slagingsfactor is volgens Erwin wel hoe reëel personen in een virtuele wereld kunnen worden vertegenwoordigd. “Pas als de virtuele wereld zó echt wordt dat je bijna niet meer in de gaten hebt of je fysiek of virtueel met iemand in contact komt, kan Virtual Reality het persoonlijke contact gaan vervangen.” Want persoonlijk contact, dat is juist in veel gevallen nog steeds de belangrijkste factor die teveel flexwerken in de weg staat. Wie zijn collega’s en leidinggevende te weinig ziet, loopt het risico de binding met het bedrijf en de gezamenlijke bedrijfsdoelen te verliezen. “Conference calls en Skype zijn voor af en toe een zakelijk overleg best een acceptabel alternatief, maar voor echte persoonlijke verbinding schiet het absoluut tekort.”

Trouw aan de werkelijkheid

Nog een randvoorwaarde ziet Erwin in het trouw blijven aan de werkelijkheid. “De valkuil van Virtual Reality als vervanger van persoonlijk contact, is dat je er ook je eigen werkelijkheid mee kunt creëren. Je kunt voortaan bruine ogen hebben, in plaats van blauwe. Of je slanker, gespierder, langer of jonger voordoen dan je bent. Als je een keer niet zo lekker in je vel zit hoeft niemand dat meer aan je te kunnen zien. Terwijl je collega je anders misschien zou vragen hoe het met je gaat. Ik vraag me af hoeveel leuker het er dan op zou worden.” En dan, lachend: “Aan de andere kant kunnen we dan wel een keertje – virtueel – ergens anders vergaderen. Op de Mount Everest bijvoorbeeld. Of op de maan.”